Zacznijmy od tego czym jest Faktura elektroniczna (e-faktura):
Definicja z Wikipedii
Jest to dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową.
Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej.
Jak w takim razie należy go przechowywać?
Dokument elektroniczy może być przechowywany w formie elektronicznej, czyli np. na płytach CD / DVD, czy dobrze zabezpieczonych dyskach twardych bądź innych trwałych nośnikach. Nośniki te z kolei winny być umieszczone tak aby dostęp do nich miały tylko upoważnione osoby.
Aby zapewnić bezpieczeństwo oraz odtwarzalność dokumentów trzeba także mieć na względzie konieczność regularnego tworzenia kopii zapasowych jeżeli istnieje zagrożenie uszkodzenia lub utraty dostępu do dokumentu księgowego.
Jeżeli natomiast firma nie jest w stanie zapewnić przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zgodnie z wymogami ustawy i przez okres w niej określony, to dokumenty te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego i przechowywane w postaci papierowej razem z innym dokumentami.
Istotną kwestią jest także wymóg dotyczący formy i miejsca przechowywania dokumentów.
Zgodnie z art. 73, e-faktury i inne dokumenty księgowe należy przechowywać:
- w oryginalnej formie
- w odpowiednio określonym porządku
- podzielone na miesiące lub inne okresy sprawozdawcze
- w sposób, który pozwala na łatwe odnalezienie dokumentu
Ustawa o rachunkowości ustala, że E-faktura winna być przechowywana przez okres 5 lat.
Okres ten liczony od początku roku następującego po roku finansowym, w którym faktura została wystawiona.
